Jednotliví uživatelé systému mají různé funkce, role a oprávnění.

Zaměstnanec, pracující například jako řidič vozidla, vidí pouze informace o svém dopravním prostředku. Vybírá mezi typem jízdy soukromá / služební a  může zadávat stav tachometru, údaje o tankování a cestovních nákladech.

Oprávnění lze přidělovat hromadně určením tzv. role a pak následně detailně doladit přidáním / odebráním jednotlivých práv. Správce vozového parku vidí a může upravovat vše. K tomu navíc zavádí / odebírá vozidla nebo definuje zaměstnance jako řidiče.